5S的理论，绝对简单，也可以说，无需任何理论支持。由其字面的意思，已经可以完全理解是什么及如何做了。因为5S都是我们大家都懂得，都会做及应该做的一些小事情。由于理解的不同，对5S的表述略有不同，如“整理”有的为“清理”，“自律”有的为“修养”、“ 素养”等，实质含义是一样的 ，其意义在于：
1、提升企业形象，整齐清洁的工作环境。能增强客户的信心，易于吸引客户。建立顾客对干净整洁工厂的信心与良好口碑。
2、 提升员工归属感，养成良好的习惯。提高员工的素养，使每位员工都有成就感，能造就现场全体人员进行改善的气氛。易带动员工改善管理的意愿，
3、节约成本、减少浪费、提高效率。减少人力、材料、设备、场所、工时的浪费，优化作业方法，从而降低成本，提高效率。
4、安全有保障。工作场所宽敞明亮，通道畅通，视野开阔，物品摆放有序、一目了然，当然安全有保障。
5、品质有保障，确保交货期。品质保障的基础在于做任何事都要“讲究”，不“马虎”，5S,就是要去除马虎，使品质有保障，能按时生产出客户所需的产品，准时交货。
由此可见，5S就是五样我们在平日工作环境中，不论是厂房或是办公室，经常要记得做的事情。因此，也有称之为「五常法」。5S的具体内容分述如下：
一、 整理（Seiri） 对工作现场的清理，分开要与不要的东西，只保留有用的东西，撤除不需要的。整理（Seiri）是先“分开”后“处理”的意思。分开和处理是一个阶段内的两个步骤。分开是先将要的（必须留下的）和不要的（用不着的）东西分开；过期的和未过期的分开；好的和坏的分开，经常用的和不经常用的分开；原件和复印本分开等等。在分开这一个步骤中，先不要去考虑如何处理。在过程中，如果你脑海中浮现一些处理的方法，最好先把它们写下来，供下一步参考用。分开这一步完成了，然后才考虑如何处理。处理的方法也可以是多样化的。如：弃置、烧毁、切碎、收藏、转送、转让，廉价出售，再循环……视乎物品和内容而定。例如一个根据工具的使用频率来划分的贮藏方法参考例子：若某个工具一年中只用一次，或一次也没用过，可考虑将这工具废掉或入厂工具库存放; 而毎天都要使用的就须放在自己的工具箱，以便随时取用。
二、 整顿 （Seiton）把要用的东西，定量定位按规定位置摆放整齐，并做好标识进行管理 。Seiton整顿，含有“定量”和“定置”两重意义。首先是定量，要知道有多少数量：如在仓库内，到底有多少种原材料、零配件、半成品、成品，每种的数量有多少，为甚么要这个数量，为甚么要那么多种类，其次是定置，它们都放在那里，都能够在一分钟之内找到手吗？等等。 认真的进行2S可能会使你吓一大跳，可发现企业的浪费实在惊人，许多东西，没有人知道，或只有一个人知道放置在那里，要用的找不到，不要用却都得惊人。定量定置，不但可以节省支出，也可以节省时间，更可以节省地方。曾经有一家工厂在实行5 S后，将原来的仓库面积，缩小了40%。定置，是规定一个放置的地方，好象很简单，但其中的变数很多，所以出错机会也是很多的。因此，定量定置，是一个极关键的阶段和步骤。当然也要避免缺货，要订立最低存货水平。要有订货说明，注明数目和日期。如物品有人正在使用，要标明使用者是谁，何时会归还。物品可以根据形状存放，或标明应有的数目，使之一目了然。训练员工熟悉程序，主动遵照规定办事也是很重要的。
三、 清扫（Seiso） 将不需要的东西清除掉，保持工作现场无垃圾，无污秽状态 ，常清洁检查。清扫（Seiso）是在进行清洁工作的同时进行检查。即是说，不要只做表面工夫，大家看不见就算，马虎了事。3S的精义是：清洁的目的是检查。所以，企业多请几个清洁工就能保持干净，是错误的观念。除了洗手间和一些公众地方如走廊，楼梯以外，所有车间、机位、办公桌，清洁工作必须由当事人做，才能达到检查的目的。尤其是负责维修保养的人员，更加要注意在机修的同时要清洁检查，以便及时发现隐存的问题，及时加以解决。这样做，对停机停产的时间绝对能够有所降低。3S看来很简单；但牵涉到的工作却不少，要通过不断细心检查与照顾，使厂内的所有对象保持在****状态，任何污垢或废物都可能减低效率，带来废品或甚至引起意外。清理要做好以下工作：① 划定范围、分配工作，② 有系统地清理个别场地和器材，及时发现潜在问题，避免情况恶化。③ 执行改善措施， 不断寻找途径，加快清理过程，重点处理难以清理的地方。④ 建立整洁规则，群体协作，能例常进行或每天进行要例常进行或每天进行。
四、 清洁 （Seiketsu） 规范化，维持以上整理、整顿、清洁后的局面，使工作人员觉得整洁、卫生。规范化（Seiketsu），包括立法和守法两方面，一定要有明文规定，订定守则，告示全员，使大家知所依从，才能持之以恒。1S， 2S， 3S是短期行为，可以一鼓作气，做出成绩，但这些只是5S的起步。许多企业在学习5S后，进行清除、整理、清理后，就没有下文了。主要原因是没有发展一套明确的系统，以维持及长期实行前面三个阶段的成果。订立规则、制度，制订年计划、明确责任、授与权力、赏罚分明，致于制定卷标，标识，设计控制，提高可视度等等，都是属于立法范围。这些要求，都是和ISO 9000不谋而合的。守法，则视乎人员是否合作，自律性是否强，自觉性是否高而定。同时，也视乎所立的“法”是否合情合理。一个有效的方法是尽量让员工参与立法程序，使他们有机会发言，提高他们的参与和归属感。
五、 自律（Shitsuke）（也有的称为素养、素质等）守纪守法，通过进行上述4S的活动，让每个员工都自觉遵守各项规章制度，养成良好的工作习惯，做到“以厂为家、以厂为荣”的地步。自律（Shitsuke），训练与纪律，是要达到保持和维护的目的。企业内人员素质的提高，不断的培训是最有效的方法。培训既可以增加各人的知识，也可以建立他们的能力；它不仅提高技术，还加强员工的自信和自豪感，在行动中，还可以改变他们的思想行为。这是4S的****保证。纪律很重要，不服从纪律的，要进行处罚，这在绝大部份员工也能接受，但最有效的纪律莫过于自律。自律性高，必须先提高员工素质，即个人品质，才能人人自觉，保持维护既定的条规和程序。
世界上最平凡的事情，最常见的事务，可能就是最珍贵，最有价值的东西。5S是一个很好的例子。日本企业内部这种现场管理方法，就摆在我们的眼前，但一直没有人领悟其中的奥秘之处！现在许多日本公司及世界先进的企业，已经超越了5S的范畴。近年来，有6S及7S的出现和实施。Motorola更有10S的建立。10S即：1S-Sort 分类；2S-Set 整顿；3S-Shine清扫；4S-Standards标准化；5S-Strict 纪律；6S-Safety安全；7S-Security 保安；8S-Stout体能强化；9S-Skills技能多样化；10S-Streamline作业精简化。以上范围除了原有5S的工作场所外，还将重点放在个人发展上，同时也隐含了ISO 14000及ISO 18000的范畴。是值得注意的趋势。
5S是源起于日本企业的一种有效的管理方法，目前国内很多企业也引进了这种管理方法一。5s指的是在生产现场，对材料，设备人员等生产要素开展相应的整理、整顿、清扫、清洁、素养等活动，为其他管理活动，如全面质量管理，ISO9000活动等奠定良好的基础，是日本产品品质得以迅猛提高行销全球的成功之处。整理、整顿、清扫、清洁、素养的日语外来词汇的罗马文拼写时，它们的第一个字母都为S，整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SETKETSU）、素养（SHITSUKE）五个项目。所以又称之为5S。
5S 和QC活动两者都是差不多同一时代，在日本企业内实施的现场管理方法。但在知名度上，5S却远不及QC活动。自80年代到90年代初，在欧美，东南亚，都曾掀起过热潮，在1978年，QC活动传入中国，在中国质量管理协会的领导下，各省市每年都有优秀QC小组的选拔，而且每年九、十月间，中国质协都会在各大城市招开的全国大会，评选国家优秀小组及表杨各地小组的成绩。相对来说，5S就一向鲜为人知，既没有类似的协会，更没有5S大会之类的活动出现。从前，去参观日本工厂，只感觉到厂房内整洁、干净，还以为是因为有外人远道来参观，厂方理所当然，要打扫一番，这是任何人都会做的事，因此绝不会怀疑有何玄妙之处。看见厂内挂有整理、整洁等大字，也仅认为是理所应当的。谁不知这个绝大的秘密，就摆在眼前，却没有人留意，更没有人看得出其中的奥妙之处。 奇怪的是，日本人也从来没有一套完整的理论或工具来支持5S。除了那五个拼音都以S起头的日本字外，并无任何其它比较系统的理论。近年来，才由新加坡和日本合作录制了一系列录像带，由PHP International发行，企业才算是有了一定的实施依据。开始有人知道5S是什么一回事，及有一些精明的老板开始领悟其中的奥妙之处。
